Фінансові агенти CFO: всі 24 кроки зі скріншотами
Кожен кадр нижче знято прогоном по самій демонстрації, а не намальовано. Під кожним кроком написано, що саме відбувається і що агент робить під капотом. Клік по кадру відкриває той самий крок у живій демонстрації.
Бюджетування: 40 форм від підрозділів у єдину модель
Збір, нормалізація, перевірка на суперечності і ковзний прогноз на 12 місяців уперед
Показує найбільш втомливу частину бюджетного циклу: зведення десятків різнорідних форм. Агент збирає їх сам, приводить до єдиних статей, знаходить суперечності між підрозділами і тримає прогноз ковзним.
Що змінилось після впровадженняБюджетний цикл скоротився з пʼяти тижнів до двох. Головне навіть не швидкість: зникли ситуації, коли два підрозділи заклали різні обсяги на ту саму операцію і це помітили вже після захисту.
Що потрібно від вашої сторони- Шаблон форми підрозділу і перелік тих, хто її подає.
- Довідник статей і правила мапінгу, включно з винятками.
- Правила перевірок: які суперечності між підрозділами вважаємо помилкою.
Форми приходять як приходили
Ніхто нікого не змушує міняти звичний шаблон. Агент читає скриньку бюджетного циклу, розпізнає форму за змістом колонок і бачить, хто ще не подав.
- Розпізнавання за структурою, а не за назвою файлу
- Останню версію бере автоматично, якщо підрозділ надіслав уточнення
- Нагадування тим, хто не подав, іде без участі фінансиста
Пройти цей крок у демонстрації →Суперечності між підрозділами
Ось те, заради чого це варто автоматизувати. Агент звіряє форми між собою і знаходить місця, де підрозділи заклали різні цифри на одну й ту саму операцію.
- Звіряються зустрічні операції: що один підрозділ віддає, а інший приймає
- Порівнюється з фактом минулого року, щоб побачити нереалістичні заявки
- Агент не виправляє сам: він показує обидві цифри і питає
Пройти цей крок у демонстрації →Ковзний прогноз: бюджет не мертвіє в січні
Далі бюджет живе. Щомісяця після закриття агент замінює плановий місяць фактом і продовжує прогноз на 12 місяців уперед, тому в березні у вас не торішній план, а актуальна картина.
- Перерахунок автоматичний після кожного закриття
- Початкова версія бюджету зберігається незмінною для порівняння
- Видно обидві картини: план як затверджували і прогноз як є
Пройти цей крок у демонстрації →Сценарне моделювання: відповідь інвесткомітету за хвилини
Що буде з EBITDA, грошима і ковенантами, якщо ціна впаде, курс зросте, а обсяг просяде
Показує, як питання «а що буде, якщо» перестає бути дводенною роботою аналітика. Драйвери видимі, розрахунок відтворюваний, результат одразу в трьох вимірах: прибуток, гроші, ковенанти.
Що змінилось після впровадженняНа інвесткомітеті питання «а порахуйте ще ось так» перестало переносити рішення на наступне засідання. Сценарій рахується під час обговорення.
Що потрібно від вашої сторони- Фінансова модель у тому вигляді, у якому ви їй довіряєте.
- Перелік драйверів, які має сенс крутити, і межі їх розумних значень.
- Ковенанти і пороги, які треба перевіряти в кожному сценарії.
Драйвери, які крутимо
Спочатку домовляємось, що саме змінюємо. Це не чорна скринька: кожне припущення видиме, і будь-хто на комітеті може оскаржити конкретну цифру, а не методику загалом.
- Драйвери і формули узгоджені з вашим фінансовим блоком і зафіксовані
- Модель одна і та сама для всіх сценаріїв, змінюються тільки входи
- Кожен сценарій зберігається з повним набором припущень
Пройти цей крок у демонстрації →Три сценарії у трьох вимірах
Ось відповідь. Важливо, що агент показує не тільки прибуток: у стресі найчастіше болить не EBITDA, а ліквідність і ковенанти, і саме це видно одразу.
- Кожен сценарій рахує три речі: прибуток, грошовий потік, ковенанти
- Порушення ковенанти підсвічується окремо, з датою, коли воно настане
- Сценарій можна зберегти і повернутись до нього на наступному комітеті
Пройти цей крок у демонстрації →Свій сценарій за пів хвилини
можна ввести своєІ головне для комітету: можна поставити своє припущення просто під час обговорення. Спробуйте вписати умову нижче, і сценарій перерахується.
- Розрахунок іде за тією самою моделлю, а не окремою логікою «для демонстрації»
- Якщо припущення виходить за межі розумного, агент про це скаже прямо
- Кожен розрахунок лишається в журналі з автором і часом
Пройти цей крок у демонстрації →Прогноз ліквідності на 13 тижнів і де заморожений оборотний капітал
Касовий розрив видно за три тижні до нього, а не в день платежу
Показує щоденний прогноз ліквідності, зібраний з банку, обліку і графіків оплат, і окремо розкладку оборотного капіталу: скільки грошей стоїть у запасах, дебіторці і чому.
Що змінилось після впровадженняКасові розриви перестали бути новиною. За перші чотири місяці агент попередив про три, у двох випадках вистачило зсунути платіж на тиждень, у третьому підняли ліміт заздалегідь, без авралу.
Що потрібно від вашої сторони- Доступ до банк-клієнтів на читання виписок.
- Графіки оплат постачальникам і очікувані надходження від покупців.
- Умови кредитних ліній: ліміти, ставки, дати погашення.
Прогноз на 13 тижнів, оновлений сьогодні вранці
Це той самий файл, який зараз веде казначей у таблиці і оновлює руками раз на тиждень. Різниця в тому, що тут він оновлюється щодня о сьомій ранку і бачить розрив заздалегідь.
- Виписки з банків забираються автоматично, залишок на початок дня фактичний
- Надходження прогнозуються за графіком і платіжною поведінкою кожного покупця
- Якщо банк не віддав виписку, агент ставить позначку, а не тихо бере вчорашній залишок
Пройти цей крок у демонстрації →Оборотний капітал: де саме стоять гроші
Перш ніж іти в банк за лімітом, варто подивитись, скільки грошей уже лежить усередині компанії. Агент розкладає оборотний капітал і показує, що з цього реально вивільнити.
- Цикл обороту рахується по кожній складовій окремо, а не однією цифрою
- Порівняння з минулим роком і з умовами договорів, а не з абстрактним бенчмарком
- Кожна пропозиція супроводжується сумою і ризиком
Пройти цей крок у демонстрації →Що робити з розривом: три варіанти з ціною
І замість «у нас буде розрив» агент приносить варіанти з ціною кожного. Рішення лишається за казначеєм і CFO, але воно приймається з цифрами на руках.
- Кожен варіант порахований: скільки коштує і що ламає
- Агент не виконує жоден з них сам, це рішення людини
- Після рішення обраний варіант відображається у прогнозі
Пройти цей крок у демонстрації →Платіжний календар: що платимо цього тижня і в якому порядку
Реєстр заявок, перевірка на дублі і прострочення, черга за узгодженим пріоритетом
Показує щоденну роботу казначейства: зібрати заявки, перевірити їх, вибудувати чергу під наявні гроші і не пропустити те, що не можна пропускати.
Що змінилось після впровадженняПідготовка платіжного дня скоротилась з двох годин до пятнадцяти хвилин перевірки. За чотири місяці агент упіймав два дублі платежу на 3,1 млн грн і одну заявку з простроченим строком дії договору.
Що потрібно від вашої сторони- Реєстр заявок на оплату у тому вигляді, у якому він ведеться зараз.
- Правило пріоритету платежів, узгоджене і письмове.
- Доступ до банк-клієнта на читання залишків.
Черга платежів під наявні гроші
Агент бере заявки, звіряє із залишком і будує чергу за вашим правилом пріоритету. Те, на що грошей не вистачає цього дня, він не ховає, а виносить окремо.
- Залишок береться з фактичної виписки, а не з учорашнього файлу
- Пріоритет застосовується за письмовим правилом, однаково щодня
- Платежі не відправляються: агент готує чергу, підпис і відправка за людиною
Пройти цей крок у демонстрації →Що агент не робить із платежами
Це питання ставлять першим у кожній компанії, тому відповідь чітка: агент не платить. Він готує, перевіряє і показує. Гроші рухає людина зі своїм підписом.
- Немає доступу на створення або підписання платежу, технічно
- Доступ до банку тільки на читання виписок і залишків
- Усе, що він пропонує, потребує підтвердження
Пройти цей крок у демонстрації →Оптимізація запасів: 118 млн грн, які стоять на складі
Неліквід, надлишок, страховий запас і позиції, за якими скоро зупиниться виробництво
Показує, як агент дивиться на склад очима фінансиста: не «скільки тонн», а «скільки грошей стоїть, скільки з них можна повернути в обіг і що станеться з виробництвом, якщо це зробити».
Що змінилось після впровадженняЗа два квартали вивільнено 118 млн грн обігових коштів. Жодної зупинки виробництва через нестачу не сталось, бо страховий запас за критичними позиціями агент не чіпає і навіть підняв там, де було ризиковано.
Що потрібно від вашої сторони- Залишки і рух по складах за 12 місяців.
- Норми страхового запасу і строки постачання по кожній групі.
- Хто приймає рішення про списання і розпродаж неліквіду.
Склад очима фінансиста
Перше, що робить агент: перекладає склад у гроші і дні. Тонни цікавлять виробництво, а фінансиста цікавить, скільки місяців ці гроші не працюють.
- Класифікація за рухом за 12 місяців, а не за поточним залишком
- Окремо видно страховий запас: його не чіпаємо
- Позиції з ризиком дефіциту показані одразу, щоб економія не зупинила цех
Пройти цей крок у демонстрації →Чому агент вважає 41 млн запчастин надлишком
Будь-яку пропозицію можна розкрити до конкретних позицій і побачити розрахунок. Це важливо, бо перше, що робить головний механік, коли чує «скоротити запчастини», це заперечує. І часто справедливо.
- Норма запасу рахується від фактичного споживання за 24 місяці, а не від колишнього нормативу
- Строк постачання береться з договору, а не зі слів постачальника
- Позиції, за якими постачальник не дає гарантії строку, з пропозиції виключені
Пройти цей крок у демонстрації →Контроль ковенант: скільки запасу лишилось до порушення
Не постфактум у звіті банку, а прогноз на два квартали вперед з розкладкою причин
Показує, як агент рахує ковенанти за формулами з кредитних договорів, тримає поточний запас і прогнозує, у якому кварталі і через що показник підійде до межі.
Що змінилось після впровадженняЖодного порушення за рік. Двічі агент показав наближення до межі за три місяці, встигли перенести транш і скоригувати графік CAPEX без звернення до банку за waiver.
Що потрібно від вашої сторони- Кредитні договори з формулами ковенант і датами перевірки.
- Управлінська звітність за періоди, які входять у розрахунок.
- Графік залучень і погашень за борговим портфелем.
Поточний стан ковенант за всіма договорами
Зараз цю таблицю збирають руками перед кожною датою перевірки, і кожного разу заново. Агент тримає її постійно, тому запас до межі видно у будь-який день, а не за тиждень до звіту в банк.
- Формула кожного ковенанта прописана окремо, під конкретний договір, бо банки рахують по-різному
- Показники беруться з тієї самої управлінської звітності, яку агент зводить у закритті
- Якщо період ще не закритий, агент показує оцінку і позначає її як оцінку
Пройти цей крок у демонстрації →Прогноз: у якому кварталі буде тісно і через що
Найцінніше тут не поточна цифра, а прогноз. Порушення ковенанта завжди готується кілька кварталів, і його видно заздалегідь, якщо є звязок з бюджетом, графіком CAPEX і борговим планом.
- Прогноз будується з того самого бюджету і графіка залучень, які ви бачили у першому сценарії
- Кожен внесок у зміну показника розкладений окремо, тому видно, на що можна впливати
- Агент не веде перемовини з банком і не подає жодних документів
Пройти цей крок у демонстрації →CAPEX: 34 заявки за єдиними припущеннями і чесний рейтинг
NPV, IRR, окупність і чутливість, пораховані однаково для всіх, а не в 34 різних файлах
Показує, як зникає головна проблема інвесткомітету: кожен підрозділ рахує свій проєкт у своєму файлі зі своїми припущеннями, і порівняти їх між собою неможливо.
Що змінилось після впровадженняКомітет перестав сперечатись про методику і почав сперечатись про суть проєктів. Один проєкт з привабливим на вигляд IRR провалився після приведення до єдиної ставки дисконтування, і його зняли до фінансування.
Що потрібно від вашої сторони- Єдині припущення: ставка дисконтування, горизонт, курс, індексація.
- Шаблон заявки і мінімальний набір даних, без якого заявка не приймається.
- Хто затверджує зміну припущень.
Заявки приведені до одних припущень
Агент перерахував усі 34 заявки за єдиними ставкою, горизонтом і курсом. Саме тут зазвичай і зʼясовується, що частина проєктів виглядала краще тільки через власні припущення автора.
- Ставка дисконтування одна для всіх, зміни фіксуються письмово
- Якщо в заявці бракує даних, вона не рахується як нуль, а йде на доопрацювання
- Кожен розрахунок можна розкрити до вхідних даних
Пройти цей крок у демонстрації →Чутливість: за яких умов проєкт перестає бути вигідним
Для двох головних проєктів агент одразу показує, наскільки міцна їхня привабливість: що станеться, якщо ціни, курс або строк будівництва підуть не за планом.
- Чутливість рахується до кожного ключового драйвера окремо
- Показується точка, у якій NPV стає нульовим
- Той самий розрахунок можна повторити на комітеті з іншими вхідними
Пройти цей крок у демонстрації →База знань: відповідь із ваших регламентів, а не з інтернету
Методики, облікова політика, протоколи комітетів і рішення, які досі жили в головах
Показує агента, який відповідає на питання співробітників з ваших власних документів, завжди з посиланням на конкретний пункт, і чесно каже, коли відповіді в документах немає.
Що змінилось після впровадженняПотік однакових питань до фінансового блоку впав приблизно на дві третини. Важливіше інше: коли пішов на пенсію головний методолог, процеси не зупинились, бо його рішення були в базі, а не тільки в памʼяті.
Що потрібно від вашої сторони- Доступ до регламентів, облікової політики, методик і протоколів.
- Правило, які документи вважаються чинними, а які архівом.
- Відповідальний, який підтверджує спірні тлумачення.
Що всередині бази
База збирається тільки з ваших документів. Ніякого «загального знання про фінанси» там немає: якщо у вашій обліковій політиці щось описано інакше, ніж у підручнику, агент відповість так, як у вас.
- Індексуються документи, які ви вважаєте чинними
- Архівні версії лишаються, але позначені як недіючі
- Кожна відповідь має посилання на пункт документа
Пройти цей крок у демонстрації →Питання, яке щотижня приходить у фінблок
можна ввести своєОсь типовий діалог. Зверніть увагу на два моменти: посилання на конкретний пункт і чесне «в документах цього немає» там, де відповіді справді немає.
- Відповідь будується тільки з ваших документів
- Якщо документи суперечать один одному, агент показує обидва і не вибирає сам
- Питання без відповіді накопичуються у список прогалин для методолога
Пройти цей крок у демонстрації →Скільки це коштує під ваші обсяги
Живий калькулятор: закриття, юрособи, проводки, статті
Показує чесну структуру витрат: за що платиться щомісяця, що разово і від чого залежить сума. Цифри перераховуються прямо на екрані під ваші обсяги.
Що змінилось після впровадженняРозмова про бюджет перестає бути торгом наосліп: видно, що дорожчає від кількості статей і глибини пояснень, а не від кількості людей у вашій команді.
Що потрібно від вашої сторони- Ваші реальні обсяги: скільки проводок у вивантаженні і скільки статей у звіті.
- Скільки юросіб і форм заходить у консолідацію.
- Чи потрібна англійська версія коментаря щомісяця.
Порахуйте під свої обсяги
Повзунки вже стоять на обсягах з брифу: один бюджетний цикл, сім юросіб, близько дванадцяти тисяч проводок і сто вісімдесят статей. Змініть на свої, сума перерахується одразу.
- Це вартість роботи моделей, тобто те, що платиться провайдеру за обробку
- Підписка і впровадження рахуються окремо і показані нижче
- Точні цифри фіксуємо після тесту на ваших вивантаженнях
Пройти цей крок у демонстрації →Що входить у місячну суму, крім моделей
Щоб не було сюрпризів: крім роботи моделей є фіксована підписка за агента і разове впровадження. Підписка це не «доступ до кабінету», а супровід, моніторинг і зміни в межах узгодженої логіки.
- Витрати на моделі видно по кожному закриттю, з лімітом на добу і місяць
- Ліміт ставиться у налаштуваннях, перевищити його агент не може
- Впровадження фіксується окремою угодою після брифу
Пройти цей крок у демонстрації →Від чого сума росте, а від чого ні
Найбільше на вартість впливає кількість статей з поясненнями і глибина розкриття, а не кількість ваших людей чи кількість переглядів звіту. Дивитись звіт може вся компанія, це нічого не додає.
- Кількість користувачів на вартість не впливає
- Проводки додають лінійно і дешево, бо це проста обробка
- Найдорожче: пояснення по кожній статті і друга мовна версія
Пройти цей крок у демонстрації →Що потрібно від вашої сторони, щоб це запрацювало
Готовий список для IT, контролінгу і служби безпеки плюс графік перших шести тижнів
Дає конкретний перелік, який можна одразу переслати своєму IT, без загальних слів про «готовність до цифровізації».
Що змінилось після впровадженняВід першої зустрічі до першого зведеного закриття у кейсі пройшло шість тижнів, з них два тижні зайняли доступи.
Що потрібно від вашої сторони- Відповідальний з боку фінансів, який приймає рішення про правила.
- Контакт в IT для доступів.
- Контакт у службі безпеки для узгодження режиму.
Список для вашого IT
Це той самий список, який у кейсі пішов в IT на другий день. Він короткий навмисно: усе на читання, запис у ваші системи агенту не потрібен.
- Мінімально необхідні права, нічого зверху
- Кожен доступ відкликається з вашого боку миттєво
- Якщо чогось не дають, ми не вигадуємо обхід, а фіксуємо обмеження і показуємо, що через це не працюватиме
Пройти цей крок у демонстрації →Перші шість тижнів по тижнях
Щоб було видно, що це не «впровадження на рік». Основний час забирають доступи, а не налаштування агента.
- Строк реальний з кейса, а не оптимістичний план
- Якщо доступи дають швидше, графік стискається до чотирьох тижнів
- Живе закриття завжди йде паралельно з ручним, це не скорочується
Пройти цей крок у демонстрації →